随着我国行政机构改革的不断深化及社会智能化的快速发展，老一套的纸质化会议管理模式早已适应不了社会发展的步伐，只有企业办公信息化的发展，才能实现企业快速运作，才能适应经济社会飞速发展的节奏，进而提高工作效率。

智能会议预约管理系统是使用基于互联网的智能会议预约管理系统。 核心功能主要是实现会议管理、会议预约、会议预约审核、信息发布、服务呼叫、人脸识别、门禁管理等功能。

目前，智能会议预约管理系统支持微信小程序、企业微信、钉钉、安卓系统平台运行，主要使用安卓终端会议门牌在企业会议里，实现会议查看、会议预约、门禁开锁、人脸识别、规章制度等。技术性主要利用物联网，与硬件结合，达到智能化、自动化管理信息技术。

需求分析

智能会议预约系统建设现状

随着信息技术的不断发展，会议（机房、实训室等）和设备管理现在逐渐成为了企业的重要内容，传统的会议和设备使用纸质化管理，导致很多会议和设备使用效率不高，设备存放不清淅，管理者不能对所有会议和设备完全掌控，使用者无法自主预定、预定流程落后又低效等一系列非常规预约行为影响到企业内部管理的正常运转，资源得不到有效的利用。

目前存在的问题

（1）会议缺乏统一的安排管理，使用会议管理混乱。不知道哪间会议空闲，只能一间一间去找或者让行政人员翻登记簿;

（2）所有会议登记都要经过企业管理人，导致预约人来回走动确认，同时工作效率低下；

（3）手工记录的管理方式下，以前会议记录难找，不方便会议记录使用长期的保存; 

（4）纸质管理设备，借还麻烦，不能智能化管理设备，利用率不高；

 

建设目标

智能企业会议预约管理系统是根据企业单位会议的现有情况，为满足企业单位对会议智能化、统计化、数字化的需求，避免日常中无法精确管控，使用完毕无法进行量化等问题，结合当前智能化企业数字化平台发展方向打造的一套先进、成熟、实用、性能稳定可靠的智能企业会议设备预约管理解决方案。

智能会议预约管理系统

根据企业对内部会议智能化的需求，为企业提供完善便捷的围绕会议使用全周期的管理功能，以实现企业会议智能化、统计化、数字化。主要包括管理平台建设、通知管理、会议管理、设备管理、人脸识别、天气信息、规章制度、数据统计等功能，能够帮助管理者高效完成相关工作，轻松实现对会议的管控和对每日的时间安排，提高员工们预约和使用的效率，同时节省大量纸张及印刷费用，支持公有云、行业云、私有云和本地化部署和业务场景深度定制。

主要功能包括：

会议管理：企业会议管理、会议预约、预约管理、审核管理、会议报表等；

设备管理：设备管理、设备预约、审核管理、设备报表等功能；

系统设置：通知公告、用户管理、权限管理、信息查看、卡信息录入/对接、天气信息等。

数据统计：设备预约统计、会议预约统计、审核统计、操作统计。

人脸识别：人脸识别录入、人脸识别

信息发布：素材管理、设备分组播放、播放内容可以作品展、企业文化、企业发布等。

制度管理：会议制度管理，添加制度、制度查看等。

天气查询：按地区门牌天气查看

 

 

2.1登录平台

用户在使用系统时都须按照相应的系统身份进行登录。智能会议预约管理系统都拥有独立的用户信息管理功能，用户信息格式、命名和存储方式多种多样，统一存储所有用户基础信息和权限信息，提高了系统的安全性和用户使用的方便性。

2.2.1系统设置

设置系统运行参数，包括基础服务、应用组、文件系统、消息系统、资源系统等。在平台内统一设置参数，系统内其它功能模块及第三方应用使用。

2.2.2组织机构

智能会议预约管理系统在企业平台之上，统一管理维护企业内设组织结构信息，方便统筹业务操作和全平台业务管理。组织机构功能模块，以树节点方式呈现全企业内各部门关系，各级管理员按照实际情况分级配置的组织机构信息，可以进行查询、新增、编辑、删除机构等操作。

2.2.3角色

系统按用户对象，内置多种基础角色，方便管理员对平台账号进行角色管理。所有权限按使用对象特点，归属在基础角色内，各级管理员按照应用需求，在基础角色之上自定义角色。这种角色管理机制，解决了管理员在进行角色管理时因为对具体权限不了解而可能出现的角色权限指定不正确的问题。

2.2.4账号

用户登录账号信息集中管理和维护，能查询、新增、编辑、启用或停用、删除、重置密码，按组织机构维护用户的角色和数据管理范围。

   2.2.5智能会议预约管理系统分为预约前、预约中、预约后三个阶段

会议预约前：

会议预约确认：

预约人：企业内员工找到空闲会议，选定时间和输入人数提交会议预约申请给审核人。

预约审核：企业会议管理负责人在该节点处对收到的会议预约进行审核。

在会议经审核通过后。会议预约实时将会议预约通过网络推送到该门牌终端上，员工、开会者可以进行查看，以提高申请进程的效率。

 

设备预约：

企业内员工需要借设备，传统方式使用纸质预约、借还查找慢，设备使用率不高，需要使用设备才会找相关人归还，造成设备资源浪费。

设备预约确认：

预约人（员工）：员工找到需要租借设备，选择租借时间提交申请给审核人。

设备审核：企业设备管理负责人在该节点处对收到的设备进行审核。

在设备经审核通过后。员工可以去设备管理直接领取，以提高申请进程的效率。

信息发布：

信息发布管理（公播）：后台管理素材资源，可以按节目组播放，播放内容多样化，校园文化、重要通知、作品展示等。

信息发布播放审核确认：

节目管理人添加节目素材和时间，可以提交给相关素材审核人员进行审核。

信息发布审核：企业素材审核管理负责人在该节点处对收到的素材进行审核。

在素材经审核通过后。各种终端可以按照着提交相关时间进行播放和通知。在这里也可以将信息发布的信息更换为考场模式，把终端变成为考场会议。

 

 

预约中部分：

会议使用：预约会议使用前，可以添加会议人员信息，可以通过手机通知相关会议上课人员，并传递至智能会议预约。

会议终端功能：会议可以呼叫服务或者管理人，系统维护等。

 

智能会议预约系统效果展示

3.1.1登录界面

3.1.2权限管理

人员管理，可以分配不同的权限，满足企业多级权限。

菜单管理，可以按菜单划分权限，满足多级权限

3.1.3会议资源管理

新建/添加会议资源，将会议已有的资源添加进来，可以根据资源过滤会议。

 

3.1.4新建会议

3.1.5会议管理，员工可以上去查看，预约

3.1.6预约会议

进来预约会议室-输入会议室的主题和预约的时间等。

注：选择部门的人员后，邮件可以自动通知

3.1.7已预定会议信息

已预定会议提供管理员、员工预约查看、支持结束会议、删除会议等

3.1.8会议报表

会议预约记录、删除记录、取消会议记录等，支持会议报表导出

会议可以设置开启签到

 

3.1.9会议审核管理

会议审核，员工提交会议预约，相关管理员，权限可以分配过来这个审核。

3.1.10会议审核

都是都生成报表，支持导出

不通过审核，都是都生成报表，支持导出

3.1.11系统日志管理

可以支持系统日志打印，不同都是都是登录查看

3.1.12前端模板管理

可以在这里更换不同的模板和不同的背景

3.1.13楼层管理

解决企业多栋、多层会议位置分组问题

3.1.14规章制度

添加规章制度，可以在前端终端查看

 

3.1.15会议统计

3.1.16我的会议预定

3.2.0门牌终端列表

 

4.0.1 进去会议预约系统谷歌日历-是否开启谷歌日历，默认是开启

注：关闭不同步谷歌日历，只能系统预约。

    注：开启同步谷歌日历，就是可以谷歌日历上系统预约会议，

 

 

4.0.2登陆我们的谷歌日历

 

4.0.3谷歌预约会议，注：开启同步谷歌日历，就是可以谷歌日历上系统预约会议，会议室地址要对会议室。

注：会议室的地点要带下“会议”两个字才可以同步

 

 

 

 

5.系统同步日历回来。

 

5.0.1安卓终端设备

会议/会议室预约门牌显示

可以显示会议列表，可以快速预约。